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Las 12 reglas de oro para organizarse

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Por:Francesc Puertas

@francescpuertas

Hay varias cuestiones previas a tener en cuenta para prepararse la organización del tiempo. En primer lugar debemos analizar cada una de las cuestiones que afectan nuestro día a día, evaluar cómo queremos hacerlas, cuánto tiempo debemos dedicarles y ser muy disciplinados para ponerlo en práctica.

Por lo tanto las reglas de oro son:

Qué reglas le daremos al calendario
En primer lugar se trata de saber cómo vamos a distribuir nuestros objetivos de gestión del tiempo, por ejemplo diarios, semanales, mensuales y trimestrales.
Por ejemplo, saber destinar el tiempo a la familia, al trabajo y al descanso, es primordial. Debemos organizar cada una de nuestras horas, con el fin de no olvidarse de nada. Aunque después acortemos o alarguemos el tiempo dedicado a cada una de las cuestiones, debemos ser conscientes de ello. Es importante marcarse también la disciplina de los días festivos, ya que aunque los dediquemos a trabajar, debemos ser conscientes de que son días de descanso.

Conocer nuestro trabajo.
En este caso, se trata de organizar nuestro tiempo de trabajo de tal manera que podamos atender cada una de las cuestiones que debemos tratar personalmente.  Se trata de organizar los días de la semana para saber a qué le dedicamos cada uno de los días, o saber lo que ineludiblemente debemos hacer a diario (mirar el correo, conocer la evolución de los retos, etc)

Establecer las prioridades.
es importante clasificar cada uno de los asuntos. Para ello debemos distinguir entre las cosas urgentes y las cosas importantes. Mi propuesta es escribir en un papel la clasificación de aquellos asuntos que se pueden clasificar en un cuadro como el que sigue. Por lo tanto, debemos tener destinado un momento del día para trabajar en ellas y organizar la agenda.

Organizar las reuniones y las visitas con tiempo suficiente.
Para ello es necesario establecer cual es el mejor dia y la mejor hora de la semana para hacerlo. Se ha de redactar un Orden del Dia o indicar cuáles van a ser los motivos de la visita y que todos los que asistan a la reunión vayan preparados. Para evitar distracciones, se ha de indicar la hora de empezar y tener consciencia de a qué hora debe acabar la reunión.

Organizar los desplazamientos.
Por ejemplo, desplazarse a otra ciudad, puede significar una gran pérdida de tiempo, si no agrupamos reuniones y visitas que se han de hacer en ella, de tal modo que podamos centrar nuestro trabajo y aprovechar el desplazamiento.

Saber delegar.
Es muy importante saber delegar aquellos trabajos en los que no es estrictamente necesario nuestra intervención directa. Se ha de procurar no hacer cosas innecesarias.

Tener claras las reglas del juego.
Se ha de actuar con método y disciplina. Nuestra forma de trabajar, va a hacer mas o menos fácil el cumplimiento de nuestra agenda como la hayamos decidido. Hemos de conocer las normas de la empresa, los usos y costumbres del entorno y saber decidir que rutinas nos queremos respetar.

Aprender a decir “no”.
Es tan importante ser proactivo y trabajar para cumplir con nuestro cometido, como saber encontrarle objeciones objetivas a aquello que se ha de hacer. Si nuestra decisión es una negativa, se ha de argumentar, ya que no podemos actuar despóticamente. El “no” por-que-si, no vale.

Nuestra imagen.
Es importante saber cómo queremos vernos, haciendo nuestro trabajo. Las primeras impresiones, pueden poner obstáculos o hacer muy fácil una reunión o una visita, con lo cual, mejoraremos nuestro rendimiento temporal.

Establecerse objetivos diarios.
Los retos que nos propongamos han de ser racionales, han de ser cuantificables y conseguibles. Tenemos que “premiarnos” por haberlos alcanzado.

Respetar el tiempo de los demás.
Todo el respeto que le demos al tiempo de los demás lo recibiremos en actitudes de respeto con el nuestro.

Ser flexible ante cualquier imprevisto.
Saber adaptar nuestra agenda y reorganizarla, ha de contar con un parámetro importante: debemos respetar al máximo aquellos compromisos que obligan a otras personas, pero debemos tener “cintura” para mover los nuestros.

La aplicación de estas reglas, es una de las maneras de gestionar de forma adecuada nuestro tiempo.

Francesc Puertas
@francescpuertas
mitos y leyendas del sujetador
el séptimo sombrero

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